【オンライン会議の議事録作成、Z世代の苦悩とは】6割以上が議事録作成業務に「不満」を実感　若手は議事録にも「タイパ」を求める傾向に？

• 調査サマリー

• 調査概要

調査概要：議事録作成に関するZ世代営業職の苦悩調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2023年6月2日〜同年6月12日
有効回答：オンライン会議の議事録作成を担当している、Z世代（22歳〜26歳）営業職302名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫
1　情報の出典元として「MiiTel Meetings」の名前を明記してください。
2　ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：https://miitel.com/jp/meetings

• オンライン会議の議事録作成にかかる時間、「1時間～2時間未満」が21.2%で最多

　「Q1.あなたは、1日の中でオンライン会議の議事録作成業務にどのくらいの時間を使っていますか。」（n=302）と質問したところ、「1時間～2時間未満」が21.2%、「30分～1時間未満」が19.2%という回答となりました。

・3時間以上：6.0%
・2時間～3時間未満：12.9%
・1時間～2時間未満：21.2%
・30分～1時間未満：19.2%
・30分未満：31.8%
・わからない/答えられない：8.9%

• 議事録作成業務で大変なこと、「スピードを求められる」、「正確さが求められる」など

　「Q2.オンライン会議の議事録作成業務において、大変だと感じることを教えてください。（複数回答）」（n=302）と質問したところ、「スピードを求められる」が45.4%、「正確さが求められる」が43.7%、「簡潔さが求められる」が36.8%という回答となりました。

・スピードを求められる：45.4%
・正確さが求められる：43.7%
・簡潔さが求められる：36.8%
・必要な情報と不必要な情報の選別：34.8%
・議事録作成業務に時間がかかる：34.1%
・聞きとりにくいことがある：29.5%
・内容・専門用語への理解が必要：21.9%
・その他：0.7%
・特にない：5.0%
・わからない/答えられない：2.3%

• 45.7%が「不参加者への情報共有」に議事録が役立っていると回答

　「Q3.あなたのお勤め先で、会議の議事録はどのようなことに役立っていますか。（複数回答）」（n=302）と質問したところ、「不参加者への情報共有」が45.7%、「会議の備忘録」が41.1%、「次回会議の参考資料」が38.1%という回答となりました。

・不参加者への情報共有：45.7%
・会議の備忘録：41.1%
・次回会議の参考資料：38.1%
・決定事項の明確化：35.4%
・個々の認識のズレを補正：31.5%
・社内/社外との意思統一：14.2%
・その他：0.3%
・特にない：6.3%
・わからない/答えられない：3.0%

• 6割以上が「オンライン会議の議事録作成業務」に不満

　「Q4.あなたは、オンライン会議の議事録作成業務に対し、不満を感じることがありますか。」（n=302）と質問したところ、「よくある」が15.6%、「たまにある」が45.0%という回答となりました。

・よくある：15.6%
・たまにある：45.0%
・あまりない：25.5%
・全くない：7.9%
・わからない/答えられない：6.0%

• 具体的な不満、「議論内容に集中できない」や「工数がかかり非効率的」など

　Q4で「よくある」「たまにある」と回答した方に、「Q5.オンライン会議の議事録作成業務に対し不満を感じる理由を教えてください。（複数回答）」（n=183）と質問したところ、「議論内容に集中できない」が53.0%、「工数がかかり非効率的」が48.1%、「コアな業務の時間が圧迫される」が31.7%という回答となりました。

・議論内容に集中できない：53.0%
・工数がかかり非効率的：48.1%
・コアな業務の時間が圧迫される：31.7%
・単調な作業である：26.2%
・手が痛い：23.5%
・フローの更新がなく、進め方が前時代的：21.9%
・会議の間中スケジュールが固定される：15.8%
・その他：0.5%
・わからない/答えられない：0.0%

• 「話が入ってこない」や「テキスト記録内容の取捨選択が面倒」などの不満も

　Q5で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q6.Q5で回答した以外に、オンライン会議の議事録作成業務に対し不満を感じる理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=183）と質問したところ、「話が入ってこない」や「テキスト記録内容の取捨選択が面倒」など119の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・25歳：議事録作成者がいつも限定される。全員同じ負担にならないのが不平等に感じる。
・24歳：話が入ってこない。
・25歳：抜け漏れがある！と怒られるが、自分1人だけだと重要じゃないと思った場所が抜け漏れ！と注意されたり、「え？なんで全部取れてないの？」と言われるのでAIみたいなことを望むなら、録画すれば良いのにとは思う。
・25歳：各自ネット環境を整えなければならない。
・25歳：聞き逃すことがある。
・26歳：記録内容の取捨選択が面倒。
・24歳：綺麗なまとめ方がわからない。

• 議事録作成業務がなくなったら、49.2%が「商談や企画に時間を使いたい」と回答

　Q4で「よくある」「たまにある」と回答した方に、「Q7.あなたは、オンライン会議の議事録作成業務が不要となった場合、特にどのような業務に時間を使いたいですか。（複数回答）」（n=183）と質問したところ、「商談や企画」が49.2%、「資料の整理」が39.3%、「マニュアル・フォーマットの作成」が36.6%という回答となりました。

・商談や企画：49.2%
・資料の整理：39.3%
・マニュアル・フォーマットの作成：36.6%
・取引先の理解や分析：33.9%
・スキル向上のための学び：32.2%
・プレゼンテーションの練習：27.9%
・社内コミュニケーション：15.8%
・その他：1.1%
・特にない：0.0%
・わからない/答えられない：1.1%

• 7割以上が「AI搭載オンライン会議解析ツール」活用してみたいと回答

　「Q8.あなたは、オンラインでの会議時に、文字起こしやトーク分析・CRM連携が可能な、AI搭載オンライン会議解析ツールがあれば、活用してみたいと思いますか。」（n=302）と質問したところ、「非常にそう思う」が28.5%、「ややそう思う」が48.3%という回答となりました。

・非常にそう思う：28.5%
・ややそう思う：48.3%
・あまりそう思わない：13.2%
・全くそう思わない：5.3%
・わからない/答えられない：4.6%

• AI搭載オンライン会議解析ツールを活用するメリット、「ヒューマンエラーの防止」や「議事録の作成工数を削減できる」など

　Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q9.オンラインでの会議時に、文字起こしやトーク分析が可能な、AI搭載オンライン会議解析ツールを活用することで、どのようなメリットがあると思いますか。（複数回答）」（n=232）と質問したところ、「ヒューマンエラーの防止」が55.6%、「議事録の作成工数を削減できる」が53.9%、「会議の議論に集中できる」が43.1%という回答となりました。

・ヒューマンエラーの防止：55.6%
・議事録の作成工数を削減できる：53.9%
・会議の議論に集中できる：43.1%
・会議の可視化に繋がる：39.2%
・コア業務に集中できる：38.4%
・トーク分析で営業の生産性を向上できる：14.7%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：0.9%

• まとめ

　今回は、オンライン会議の議事録作成を担当している、Z世代（22歳〜26歳）営業職302名を対象に、議事録作成に関するZ世代営業職の苦悩調査を実施しました。
　まず、オンライン会議の議事録作成に、一日のうち1時間以上かけているケースが4割を超えており、議事録作成者は、正確で簡潔な議事録をスピーディーに作成しなければならないという大変さを実感していることが分かりました。会議を欠席した社員への情報共有や備忘録として役に立つものの、せっかく会議に参加しているのに議論に集中できなかったり、時間がかかりすぎて非効率など、議事録作成業務には6割以上が不満を抱えているようです。また、議事録作成業務に不満を抱えている方の49.2%が、「議事録作成業務がなくなったら、商談や企画に時間を使いたい」と考えていることが分かりました。そこで、オンラインでの会議時に、文字起こしやトーク分析・CRM連携が可能な、AI搭載オンライン会議解析ツールに関して興味の度合いを聞いたところ、7割以上が「活用してみたい」と回答しました。このようなツールを活用することによって、「ヒューマンエラーの防止」や「議事録の作成工数を削減できる」など、様々なメリットがあると考えているようです。
　今回の調査では、Z世代の若手社員にとって、本来の業務の合間で議事録を作成する業務に工数がかかっており、やりたい仕事ができないという不満を抱えていることが分かりました。Z世代にとって、便利なツールを活用することはもはや当たり前となっており、若手の活躍を促進するためにも、議事録作成業務を一貫して任せられるツールの導入を積極的に検討してみてはいかがでしょうか。

• AIによる文字起こしやトーク分析には「MiiTel Meetings」

　AI搭載オンライン会議解析ツール「MiiTel Meetings」は、オンライン会議の効率化と商談の成果向上を実現します。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetといったオンライン会議ツールに対応し、AI技術を利用して通話内容を自動的に文字起こし、トーク解析、音声感情認識機能も行います。これにより、会議や商談の内容の可視化と社内共有が可能となり、営業生産性の向上を促します。さらに、Salesforceなどの顧客管理システムと連携し、全ての商談情報を一元管理できます。このサービスを活用することで、議事録作成などの業務工数を削減し、セルフコーチングを促進します。結果として、売上の向上やコスト削減を実現し、企業のビジネスパフォーマンスの向上に寄与します。
MiiTel Meetingsの詳細はこちら：https://miitel.com/jp/meetings

• 株式会社RevComm 会社概要

　「コミュニケーションを再発明し、人が人を想う社会を創る。」という理念のもと、音声技術とAIにより、コミュニケーション課題を解決する企業です。
　音声解析AI電話「MiiTel」は、インサイドセールス市場を中心に、営業やコールセンター業務におけるトークの可視化とセルフコーチング、テレワーク体制構築にご活用いただいています。また、AI搭載オンライン会議解析ツール「MiiTel Meetings」は、複数人でのオンライン商談の解析や振り返りが可能となり、営業の成約率を飛躍させます。
　Forbes JAPAN「日本の起業家ランキング TOP20」、週刊東洋経済「すごいベンチャー100」に選出されたほか、2023年4月にはアジア企業で唯一、米国「Forbes AI 50 2023」に選出、2023年5月にはデロイト トーマツ グループ「Technology Fast 50 2022 Japan」で1位を受賞しました。

・企業名　　：株式会社RevComm
・所在地　　 : 150-0002東京都渋谷区渋谷1-3-9　ヒューリック渋谷一丁目ビル7階
・代表者 　　: 會田 武史
・事業内容　：AI × 音声のソフトウェア・データベースの開発
・企業サイト：https://www.revcomm.co.jp/